東京千代田区、クレーム対応ビジネスメール講座に参加してきました

幾つかの仕事をしておりますが、そのうちの一つにメール関連の業務があります。

その業務は株式会社アイ・コミュニケーション(東京千代田区)にて長年従事しております。私が在宅または起業という形で仕事ができるようになったのも、こちらで長くビジネスの現場を学ばせてもらってるからですね。

アイ・コミュニケーションはメールやメルマガのセミナー、コンサルティングの専門会社であり、メールのマナーやルールの教育も行っています。私も、その教育内容を立ち上げ当初から学ばせてもらってきました。

今は、メール教育専門の別団体(一般社団法人日本ビジネスメール教会)も立ち上げ、認定講師の育成と企業研修などを行うまでに。いやぁ感慨深いです。お役には立てていませんが、お側では見てきましたからね。

今日は数多いる認定講師の方々の中でも、クレームメール対応に特化したコンテンツをお持ちの小林裕典講師のセミナーを見学してきました。スタッフ扱いをしていただいたので、見学です。

 

メール対応のプロとして

 

私はアイ・コミュニケーションでシステムのサポート業務を請け負っています。どんなシステムかというと、メール配信システムです。

会社がメルマガ専門のコンサルティングを行っていたので、配信システムもお勧めしたり、提供します。

その提供しているシステムのユーザーサポートを一手に引き受けているんですね。メールのみです。なので、メール対応のプロと自称しております。

業務内容は、契約に関するやりとりに始まり、問い合わせ対応、契約更新のお知らせや入金管理、HPの更新や、キャンペーン企画の準備まで至ります。システムそのものは、開発会社が作成&メンテナンスしていただいておりますが、それ以外でユーザー様と繋がる部分を、一人で任せていただいております。

ユーザー様の対応はメールのみです。

よって従事して約9年。大々的に宣伝しているわけではないので、会社のお客様がご契約いただくだけですが、のべ契約者数1000名くらいをずっとメールだけでサポートしているわけです。

それはそれは、たくさんのメール、いろいろなメールを頂戴し、ご返信申し上げてきました。

しかも、ビジネスメールの第一人者が教える、メールの使い方・マナーを学びながら、即実践してきたわけです。まあ、メール対応のプロを自称することをお許しいただきたい(笑)

 

プロでも学び続けるマナーとルール

 

自称プロを掲げて、メールやメッセージの使い方講座などにも登壇する私ですが、やはり別の方の講座を受けるのも大事と思っています。そこで、今回参加してきました。

 

ビジネスについてはどんなことでもそうですが、自分で知っている、わかっていると思っていても、他人の解釈や違った角度から見れば新しい気づきなんて山ほどあるのです。

 

今日は、そんな気づきをたくさん頂戴してきました。

小林さんの声はソフトで紳士的で、とても心地よかったです。素直に受け入れたくなる講義でした。

普段何気なく対応しているクレームメールへの姿勢や、相手を落ち着かせるための言いまわしなど、メール特有の「文字のみでのコミュニケーション」方法をしっかり確認できましたよ。

 

前半はインプット中心。後半は、一枚ずつ事例の問い合わせメールを配っていただき、どう返信したらよいかを考えていきます。

この事例がなかなか新鮮でした。

回答見本もいただけて、定型の挨拶文や対応分もたくさん教えてもらえたので、早速単語登録しようと思います。

他人(ひと)から学ぶ大事を知った1日でした。

この後は更に発展形として、自分だったらどんな講義をするか・・・なんてのも、考えてみたいと思います。この辺りが、受講者視点だけではなく、講師業もこなす自分ならではの流れですね(・▽・)